Order-to-Cash · Auftragsbearbeitung
Auftragsbearbeitung automatisieren: von der gewonnenen Opportunity zum Kundenauftrag.
Das Pack übernimmt den Abschnitt zwischen CRM und ERP, in dem heute die meisten manuellen Übergaben liegen: von der gewonnenen Opportunity bis zum Kundenauftrag, inklusive Rückmeldung und Sonderfällen. Der Agent prüft Kunde, Preise und Verfügbarkeit, legt den Auftrag an und meldet ihn zurück. Automatisch, solange Ihre Regeln es erlauben. Sonst mit Freigabe.
- Salesforce
- SAP
- Microsoft
So läuft ein Auftrag durch.
Von der gewonnenen Opportunity bis zum Kundenauftrag im ERP. Standardfälle laufen ohne Wartezeit, große Aufträge gehen vorher zur Freigabe.
- Kunde, Konditionen und Positionen geprüft
- Auftrag in SAP angelegt, Nummer zurück im CRM
- Freigabe nur, wo Ihre Regeln es verlangen
- Opportunity gewonnen
- Kunde und Konditionen geprüft✓
- Kundenauftrag in SAP angelegtautomatisch
- Opportunity gewonnen
- Großauftrag zur FreigabeFreigabe
- Kundenauftrag in SAP angelegtfreigegeben
Jeder Schritt im Audit Trail
Die Auftragsbearbeitung in einer Minute.
Eine Opportunity wird in Salesforce gewonnen, der Agent prüft sie, holt die Freigabe ein und legt den Auftrag in SAP S/4HANA an.
Order-to-Cash: Auftragsanlage von Salesforce nach SAP
Eine Opportunity wird in Salesforce gewonnen. Der KI-Agent prüft Kunde und Positionen, holt für den Großauftrag eine Freigabe ein und legt den Kundenauftrag in SAP S/4HANA an.
Ablauf im Video
- Opportunity in Salesforce auf „Closed Won“
- Der KI-Agent startet automatisch
- Prüfung von Geschäftspartner und Positionen
- Freigabe für den Großauftrag (Guarded Autonomy)
- Kundenauftrag in SAP S/4HANA (VA03)
- Auftragsnummer zurück in Salesforce
- Run-Protokoll im Audit Trail
Das Pack auf einen Blick.
| Element | Auftragsbearbeitung |
|---|---|
| Problem | Gewonnene Aufträge werden von Hand vom CRM ins ERP übertragen. Kreditlimit, Sperren oder Preisabweichungen fallen erst beim Erfassen auf, Rückfragen laufen über E-Mail. |
| Auslöser | Statuswechsel der Opportunity auf „gewonnen“ im CRM |
| Eingaben | Opportunity mit Positionen, Mengen und Konditionen; Account und Kontakt; Geschäftspartner, Preise, Verfügbarkeit, Kreditlimit und Sperren aus dem ERP |
| Automatisierte Aktionen | Account dem Geschäftspartner zuordnen, Auftragsdaten prüfen, Kundenauftrag anlegen, Nummer und Status ins CRM zurückschreiben, Auftragsbestätigung versenden |
| Grenzen | Endet beim angelegten und bestätigten Kundenauftrag. Lieferung, Faktura und Zahlungseingang bleiben in Ihren bestehenden Prozessen. Preise und Konditionen verhandelt der Agent nicht. |
| Freigaben (Guarded Autonomy) | Sonderrabatt, abweichende Zahlungsbedingungen oder Auftragswert über Ihrer Grenze gehen in die Freigabe. Im Beispiel: Sonderrabatt über 10 % oder ab 50.000 € an den Sales Manager, ab 250.000 € oder bei geänderten Konditionen an Finance und Sales. Bei Kredit- oder Auftragssperre stoppt der Agent. |
| Ziel-KPI | Anteil der Aufträge ohne manuellen Eingriff (Straight-Through-Processing-Quote), Durchlaufzeit bis zum Auftrag |
| Beispielsysteme | Salesforce, SAP S/4HANA oder ECC, Microsoft 365 (Teams, Outlook). Andere CRM- und ERP-Systeme nach Prüfung im Einzelfall. |
| Implementierungsaufwand | Hängt davon ab, welche Schnittstellen es schon gibt, wie sauber Kunden- und Materialstammdaten sind und wie viele Sonderfälle Ihre Regeln kennen. Einstieg über einen Proof of Value mit festem Scope, typischerweise 4 bis 6 Wochen. |
| Reifegrad | Video-Demo verfügbar. Für Ihre Landschaft messen wir im Proof of Value mit Ihren Systemen. |
Vorher und nachher: die Lücke zwischen Vertrieb und Auftragsabwicklung.
Heute
- Die Opportunity ist im CRM gewonnen, der Auftrag wird von Hand im ERP erfasst.
- Kreditlimit, Liefersperre oder abweichende Preise fallen erst beim Erfassen auf.
- Rückfragen zwischen Vertrieb und Innendienst laufen über E-Mail und Excel.
- Das CRM zeigt Tage später noch nicht, ob und wie der Auftrag angelegt wurde.
Mit Nexus
- Der Agent übernimmt den Schritt von der gewonnenen Opportunity zum Kundenauftrag.
- Kunde, Konditionen, Preise und Verfügbarkeit werden vor dem Anlegen im ERP geprüft.
- Standardaufträge legt der Agent selbst an, Sonderfälle gehen mit Kontext in die Freigabe.
- Auftragsnummer und Status stehen sofort im CRM, der Kunde erhält seine Bestätigung.
Welcher Teil von Order-to-Cash wird automatisiert?
Order-to-Cash reicht vom Auftrag bis zum Zahlungseingang. Das Pack übernimmt den Abschnitt von der gewonnenen Opportunity bis zum bestätigten Kundenauftrag, inklusive Rückmeldung und Sonderfällen. Lieferung, Faktura und Zahlungseingang laufen weiter in Ihren bestehenden Prozessen.
| Schritt | System (Beispiel) | Abgedeckt durch |
|---|---|---|
| Gewonnene Opportunity übernehmen | Salesforce | Pack Auftragsbearbeitung |
| Auftrag prüfen: Geschäftspartner, Preise, Verfügbarkeit, Kreditlimit, Sperren | SAP | Pack Auftragsbearbeitung |
| Kundenauftrag anlegen | SAP | Pack Auftragsbearbeitung |
| Rückmeldung ins CRM und Auftragsbestätigung an den Kunden | Salesforce, Outlook | Pack Auftragsbearbeitung |
| Sonderfälle bewerten und freigeben lassen | Teams, Outlook | Pack Auftragsbearbeitung |
| Lieferung | SAP | Ihr bestehender Prozess; Ausnahmen über das Pack Lieferausnahmen |
| Faktura und Rechnung | SAP | Ihr bestehender Prozess; Pack für Rechnungsabweichungen in Vorbereitung |
| Zahlungseingang, Mahnwesen, DSO | SAP | Ihr bestehender Prozess, nicht Teil des Packs |
Der Auftrag kommt geprüft im ERP an. Die nachgelagerten Schritte bleiben in den Abläufen, die Sie heute schon nutzen.
Der Ablauf in neun Schritten.
So läuft ein Auftrag durch das Pack, hier am Beispiel Salesforce, SAP und Microsoft 365. In der Demo zeigen wir einen Standardfall und einen Sonderfall.
Opportunity gewonnen
Die Statusänderung in Salesforce startet den Prozess. Positionen, Mengen und Konditionen kommen aus der Opportunity.
Account und Geschäftspartner prüfen
Der Agent ordnet den Salesforce-Account dem SAP-Geschäftspartner zu und prüft Stammdaten und Adressen.
Auftragsdaten validieren
Pflichtfelder, Materialnummern, Lieferadresse und Zahlungsbedingungen werden gegen Ihre Regeln geprüft.
Preise und Verfügbarkeit prüfen
Preisfindung und Verfügbarkeitsprüfung laufen in SAP. Abweichungen zum Angebot werden sichtbar.
Risiken bewerten
Auftragswert, Rabatt, Kreditlimit und Sperren entscheiden nach Ihren Policies: ausführen, Freigabe einholen oder stoppen.
Kundenauftrag anlegen
Im Standardfall legt der Agent den Kundenauftrag direkt an, geschützt gegen doppelte Ausführung.
CRM aktualisieren
Auftragsnummer, Status und eventuelle Abweichungen werden an der Opportunity dokumentiert.
Kunde erhält Bestätigung
Die Auftragsbestätigung geht über Outlook an den Kunden, der Vertrieb sieht sie im CRM.
Sonderfälle an den richtigen Entscheider
Sonderrabatt, geänderte Zahlungsbedingungen oder gesperrter Kunde: Die Anfrage geht mit allen Daten an Sales Manager oder Finance.
Simulation: ein Auftrag im Zeitraffer.
Die folgende Animation ist eine Simulation mit Beispieldaten. Sie zeigt, wie der Agent liest, prüft, entscheidet und handelt. Ein Mitschnitt aus einem Kundensystem ist sie nicht.
Order Agent. Erkennt gewonnene Opportunities in Salesforce, legt den SAP-Kundenauftrag an und bestätigt dem Kunden.
- OAuth / SSO
- RBAC
- Richtlinien
- Audit Trail
- Verschlüsselung
voluro
Order Agent
Auftragsbearbeitung: Opportunity bis Kundenauftrag
Bereit
- Opportunity lesen(offen)
- Kontext laden(offen)
- Regeln prüfen(offen)
- SAP-Auftrag anlegen(offen)
- Salesforce aktualisieren(offen)
- Bestätigung senden(offen)
Wartet auf
Geschäftsereignisse
Salesforce
Sales Cloud
- Opportunity
- Kunde
- Angebot
Salesforce Sales Cloud
Lesen
- • Account
- • Opportunity
- • Angebot
Schreiben
- • Opportunity
- • Aktivitäten
SAP
S/4HANA
- Geschäftspartner
- Preisfindung
- Kundenauftrag
- Verfügbarkeit
SAP S/4HANA
Lesen
- • Kunde
- • Preisfindung
- • Verfügbarkeit
Schreiben
- • Kundenauftrag
- • Lieferung
Microsoft
365 / Azure
- Identität
- KI / Modelle
- Kommunikation
Microsoft 365 / Azure
Lesen
- • Identität
- • Mail-Vorlagen
Schreiben
- • Outlook-Mail
- • Teams-Nachricht
Monitoring & Operations
- Logging
- Audit Trail
- Runtime Monitoring
- Kostenkontrolle
- Human-in-the-Loop
- Warte auf Aktivität…
Order Agent
Bereit
- (offen)
Salesforce
Neue Opportunity · ACME GmbH · 38.400 €
- (offen)
Order Agent
Kontext geladen · Geschäftsregeln geprüft
- (offen)
SAP S/4HANA
Kundenauftrag #104872 angelegt
- (offen)
Salesforce
Phase: Proposal → Closed Won
- (offen)
Microsoft
Bestätigung an purchasing@acme.de gesendet
- (offen)
Abgeschlossen
8 Aktionen · 0 manuelle Übergaben · protokolliert
ROI-Hypothese: wo der Nutzen entsteht.
Der Nutzen kommt im Wesentlichen aus drei Quellen. Erstens entfällt die manuelle Erfassung für jeden Standardauftrag, der ohne Eingriff durchläuft. Zweitens sinken Korrekturen und Rückfragen, weil Preise, Verfügbarkeit und Sperren vor dem Anlegen geprüft werden. Drittens erhält der Kunde seine Bestätigung früher.
Für eine erste Schätzung brauchen Sie wenige Werte: Aufträge pro Monat, Bearbeitungszeit je Auftrag heute, den erwarteten Anteil an Standardfällen und einen internen Stundensatz. Mit dem Rechner auf der Seite zum Prozess-Check überschlagen Sie den Business Case in wenigen Minuten.
Das Ergebnis bleibt eine Hypothese. Im Proof of Value messen wir die tatsächlichen Werte mit Ihren Daten, und erst diese Zahlen tragen eine Investitionsentscheidung.
Rechnen und weiterlesen.
Business Case grob rechnen
Der Rechner auf der Seite zum Prozess-Check schätzt Zeitersparnis und Wert aus Ihren eigenen Annahmen.
Auftragserfassung aus E-Mail und PDF
Der zweite Eingang des Packs: Bestellungen aus dem Postfach auslesen, gegen SAP prüfen und anlegen.
Lieferausnahmen
Wenn nach dem Auftrag Fehlmengen, Preisabweichungen oder Liefersperren auftreten.
SAP-Salesforce-Integration
Wie Nexus CRM und ERP auf Prozessebene verbindet, über dieses Pack hinaus.
- Insights
Wie KI-Agenten sicher in SAP schreiben
Identität, Policies, Freigaben und Idempotenz, wenn ein Agent den Kundenauftrag anlegt.
- Insights
Was ist agentische Prozessautomatisierung?
Definition, Abgrenzung zu RPA und Workflows und ein Order-to-Cash-Beispiel.
Risiken und wie das Pack sie begrenzt.
Ein Kundenauftrag ist eine echte Transaktion. Ob ausgeführt, freigegeben oder gestoppt wird, entscheiden deshalb die Regeln in Nexus, nicht das Sprachmodell.
Doppelte Aufträge
Jede Ausführung ist idempotent. Wird ein Run wiederholt oder bricht er ab, entsteht der Auftrag trotzdem nur einmal.
Unklare Stammdaten
Lässt sich der Account keinem Geschäftspartner eindeutig zuordnen, legt der Agent keinen Auftrag an und meldet den Fall an Ihr Team.
Falsche Konditionen
Preise kommen aus der Preisfindung im ERP. Weichen sie vom Angebot ab, geht der Auftrag in die Freigabe statt ins System.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Welche Daten gelesen, welche Regel angewendet, wer freigegeben und was angelegt wurde: Jeder Schritt steht im Audit Trail.
Ungetestete Änderungen
Agent, Tools und Policies sind versioniert und durchlaufen getrennte Umgebungen für DEV, TEST und PROD.
Datenqualität
Lückenhafte Stammdaten erhöhen die Ausnahmequote. Das zeigt der Proof of Value früh, und es ist für sich schon ein verwertbares Ergebnis.
Integrationsumfang am Beispiel.
Das Pack nutzt Ihre vorhandenen Schnittstellen. Nexus macht daraus kontrollierte Agent-Tools mit eigenen Berechtigungen. Im Beispiel sind das Salesforce, SAP und Microsoft 365. Andere CRM- und ERP-Systeme binden wir über geeignete APIs, Events oder MCP an, nach Prüfung im Einzelfall.
Salesforce
- Opportunity
- Opportunity-Positionen
- Account
- Kontakt
SAP S/4HANA oder ECC
- Geschäftspartner
- Preisfindung
- Verfügbarkeitsprüfung
- Kreditlimit
- Liefersperre
- Kundenauftrag
Microsoft 365
- Teams (Freigaben)
- Outlook (Freigaben, Bestätigung)
KPI-Definition: was wir messen.
Im Proof of Value legen wir die Kennzahlen vorab fest, samt Messzeitraum und Ausgangswert aus Ihrem heutigen Prozess. Gemessen wird mit Ihren Daten. So entscheiden Sie auf Basis echter Werte über den Produktivbetrieb.
Kennzahlen der Auftragsbearbeitung
- Straight-Through-Processing-Quote: Aufträge ohne manuellen Eingriff geteilt durch alle Aufträge im Zeitraum
- Manuelle Eingriffe pro Auftrag: Freigaben, Korrekturen und Rückfragen je Auftrag
- Durchlaufzeit: von der gewonnenen Opportunity bis zum angelegten Kundenauftrag
- Ausnahmequote: Anteil der Aufträge mit Freigabe oder Stopp, aufgeschlüsselt nach Grund
- Freigabedauer: Zeit von der Freigabeanfrage bis zur Entscheidung
Einstieg: Proof of Value zum Festpreis.
In typischerweise 4 bis 6 Wochen bringen wir das Pack mit Ihren Systemen in einer Test- oder Sandbox-Umgebung zum Laufen. Am Ende stehen gemessene KPIs und eine Go/No-Go-Entscheidung für den Produktivbetrieb.
Im Proof of Value
- Anbindung an Ihr CRM und Ihr ERP-Testsystem
- Abbildung der Fähigkeiten auf Ihre Felder und Schnittstellen
- Ihre Freigaberegeln als Policies in Nexus
- Standard- und Sonderfälle mit echten Daten durchgespielt
- KPI-Auswertung und Empfehlung für den Go-live
Fragen zur Auftragsbearbeitung.
Wir arbeiten noch mit SAP ECC statt S/4HANA. Geht das?
In der Regel ja. Das Pack arbeitet mit fachlichen Fähigkeiten wie erp.salesOrder.create. Ob dahinter ein OData-Service in S/4HANA oder eine über OData, SAP Integration Suite oder eine eigene API bereitgestellte Funktion in ECC steht, bilden wir bei der Einführung ab. Der Prozess bleibt derselbe.
Unsere Aufträge haben viele Custom Fields. Ist das ein Problem?
Nein. Nexus liest die Metadaten Ihrer Systeme, also auch Custom Objects und Felder in Salesforce sowie kundeneigene Felder und APIs in SAP. Welche davon der Agent liest oder schreibt, legen wir gemeinsam fest.
Unser ERP ist nicht öffentlich erreichbar. Wie kommt Nexus heran?
Über einen kleinen Relay-Dienst in Ihrem Netzwerk. Er baut nur ausgehende Verbindungen auf, Sie öffnen keinen eingehenden Port, und eine lokale Allowlist legt fest, welche Zielsysteme erreichbar sind. Ihre Systeme bleiben hinter Ihrer Firewall.
Wir nutzen schon Agentforce. Wozu dann das Pack?
Agentforce arbeitet stark in Salesforce. Der Auftrag entsteht aber im ERP, mit Kreditprüfung, Preisfindung und Freigaben. Nexus übernimmt diesen systemübergreifenden Teil und kann Agentforce als Auslöser oder Gesprächspartner einbinden. Policies und Audit Trail gelten für die Aktionen, die über Nexus-Tools laufen.
Starten Sie mit einem Prozess.
30 Minuten · kostenlos · mit einem Senior Architect. Sie erhalten eine mündliche Ersteinschätzung und konkrete nächste Schritte.