Was ist agentische Prozess­automatisierung?

Agentische Prozessautomatisierung ist die Ausführung von Geschäftsprozessen durch KI-Agenten, die Daten aus mehreren Systemen lesen, Fälle nach festgelegten Regeln bewerten und Transaktionen selbst anlegen. Standardfälle laufen ohne manuellen Eingriff durch, Ausnahmen gehen mit Begründung an die zuständige Person. Jeder Schritt ist an Berechtigungen und Freigaberegeln gebunden und wird protokolliert.

Neu daran ist die Entscheidung im Prozess. Ein klassischer Workflow kennt nur die Wege, die jemand vorher modelliert hat. Ein Agent kann auch Fälle einordnen, die so nicht vorgesehen waren: eine Bestellung mit abweichender Lieferadresse, einen Rabatt knapp über der üblichen Grenze, einen Geschäftspartner, den es in SAP zweimal gibt. Ob er daraufhin selbst handeln darf, legt ein Regelwerk fest, das Sie bestimmen.

Von KI-Assistenten unterscheidet sich der Ansatz ebenfalls. Ein Chat, der eine Opportunity zusammenfasst, hilft der Person am Bildschirm. Bei agentischer Prozessautomatisierung ist der Vorgang am Ende abgeschlossen: Der Auftrag steht in SAP, die Opportunity in Salesforce ist aktualisiert, und der Kunde hat seine Bestätigung.

Agentische Prozessautomatisierung lohnt sich dort, wo Mitarbeitende heute vor allem Informationen zwischen Systemen übertragen und dabei viele kleine Entscheidungen treffen. Typisch sind Prozesse mit hohem Volumen, wiederkehrenden Prüfungen und Fällen, die sich ähneln, aber selten exakt gleich sind. Gute Kandidaten sind zum Beispiel:

• Auftragserfassung zwischen CRM und ERP, etwa von der Salesforce-Opportunity zum SAP-Auftrag.
• Angebote und Preisfreigaben, bei denen Rabatt, Konditionen und Verfügbarkeit zusammen bewertet werden.
• Serviceanfragen, für die erst Daten aus mehreren Systemen zusammengetragen werden müssen.
• Liefer-, Preis- und Bestandsausnahmen, die heute per Mail und Telefon geklärt werden.

Nicht jeder Schritt braucht einen Agent. Was immer gleich abläuft, etwa eine Formatumwandlung, eine feste Weiterleitung oder ein nächtlicher Datenabgleich, bleibt besser ein klassischer Workflow oder eine Integration. Ein festes Programm ist dort schneller, günstiger und vollständig vorhersagbar. Ein Sprachmodell an dieser Stelle macht den Prozess nur teurer.

Seltene Entscheidungen mit großer Tragweite, etwa ein neuer Rahmenvertrag, gehören zu Menschen. Ein Agent kann sie vorbereiten. Abschließen sollte er sie nicht.

Ein gut geschnittener Prozess ist deshalb meist gemischt. Deterministische Schritte laufen als Workflow, Bewertung und Klärung übernimmt der Agent, Freigaben bleiben bei Menschen. Häufiger als an der Technik scheitert es an den Stammdaten. Fehlen Zahlungsbedingungen oder ist derselbe Kunde mehrfach angelegt, kommt auch ein guter Agent nicht weit.

Order-to-Cash zeigt gut, wie das zusammenspielt. Der Vertrieb gewinnt eine Opportunity in Salesforce. Bis daraus ein Kundenauftrag in SAP wird, liegen in vielen Unternehmen mehrere manuelle Schritte: Jemand prüft den Geschäftspartner, gleicht Preise und Mengen ab, fragt fehlende Angaben nach und erfasst den Auftrag schließlich in SAP.

Mit agentischer Prozessautomatisierung übernimmt ein Order-Agent diese Kette. Er liest die Opportunity, prüft den Geschäftspartner in SAP, validiert die Auftragsdaten und fragt Preise und Verfügbarkeit ab. Danach bewertet er das Risiko. Den Standardauftrag eines Stammkunden legt er direkt an, aktualisiert die Opportunity, und der Kunde bekommt seine Bestätigung. Ein Auftrag mit Sonderrabatt geht vorher an den Sales Manager. Bei einem gesperrten Kunden legt der Agent nichts an und meldet den Fall.

An den Systemen ändert sich dabei nichts. Der Agent nutzt vorhandene OData-Services in SAP sowie Objekte, Flows und Apex Actions in Salesforce. Standardfälle laufen autonom, Sonderfälle kontrolliert.

Die wichtigste Frage bei agentischer Prozessautomatisierung ist keine technische. Sie lautet: Wann darf ein Agent ohne Rückfrage handeln? Berechtigungen beantworten das nur zum Teil. Sie regeln, was ein Agent tun darf. Unter welchen Umständen er es allein tun soll, steht dort nicht.

In voluro Nexus heißt die Antwort Guarded Autonomy. Für jede Aktion entscheidet Nexus anhand Ihrer Regeln, ob sie automatisch ausgeführt wird, eine Freigabe braucht oder gestoppt wird. Kriterien können Betrag, Rabatt, Zahlungsbedingungen, Kundenstatus oder das Zielsystem sein. Ein Beispiel: Ein Standardauftrag von 8.000 € eines Stammkunden läuft automatisch, 85.000 € mit Sonderrabatt gehen an den Sales Manager, ein gesperrter Kunde wird gestoppt.

Entscheidend ist, wo diese Prüfung stattfindet. Sie läuft außerhalb des Sprachmodells nach festen Regeln, und kein Prompt kann sie aushebeln. Über Governance entscheidet nicht das Sprachmodell, sondern Nexus. Versionierte Tools und Policies, getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion sowie ein vollständiger Audit Trail gehören ebenfalls dazu.

voluro Nexus führt Geschäftsprozesse über Systemgrenzen hinweg aus. Nexus macht aus Ihren SAP-, Salesforce- und Microsoft-Schnittstellen kontrollierte Agent-Tools, steuert die Agenten nach Ihren Regeln und protokolliert jeden Schritt. Native Agenten wie Joule, Agentforce oder Copilot binden Sie dort ein, wo sie ihre Stärken haben.

Für häufige Prozesse wie die Auftragsbearbeitung gibt es Process Packs: fachlich vorbereitete Lösungen, die wir im Projekt auf Ihre Systeme abbilden. Das voluro-Team bringt den ersten Prozess in den Betrieb und begleitet den Ausbau. Am Anfang steht ein kostenloser Prozess-Check von 30 Minuten. Dabei empfehlen wir auch klassische Automatisierung, wenn ein Workflow reicht.