Insights · Entscheidung
KI-Agent vs. RPA vs. Workflow: Was passt zu Ihrem Prozess?
Nicht jeder Prozess braucht einen KI-Agenten. Oft reicht ein Workflow oder ein RPA-Bot. Diese Entscheidungshilfe zeigt, woran Sie erkennen, welcher Ansatz passt, und wo sich die Werkzeuge ergänzen.
Kurzfazit
Die Frage ist selten „KI-Agent oder RPA“. Sinnvoller ist: Welcher Schritt im Prozess braucht welches Werkzeug? Als Faustregel gilt:
- Läuft ein Ablauf immer gleich, mit strukturierten Daten und festen Regeln, reicht ein Workflow, etwa in Power Automate, Salesforce Flow oder SAP.
- Gibt es keine Schnittstelle und muss eine Oberfläche bedient werden, ist RPA eine pragmatische Lösung.
- Sollen Daten zuverlässig und in großer Menge zwischen Systemen fließen, ist eine Integrationsplattform wie die SAP Integration Suite das richtige Werkzeug.
- Muss ein Fall bewertet werden, kommen Eingaben unstrukturiert als E-Mail oder PDF, sind Ausnahmen häufig und mehrere Systeme beteiligt, lohnt sich ein KI-Agent mit Regeln und Freigaben.
Wann was passt.
Workflow und RPA reichen öfter, als die aktuelle Diskussion vermuten lässt. Diese Situationen helfen bei der Einordnung.
| Situation im Prozess | Passt meist |
|---|---|
| Genehmigung nach festen Regeln innerhalb eines Systems, etwa eine Urlaubs- oder Bestellanforderung | Workflow |
| Feste Weiterleitung, Benachrichtigung oder Formatumwandlung | Workflow |
| Altsystem ohne API, stabile Maske, wenige Varianten | RPA |
| Stammdaten oder Belege in großer Menge zwischen SAP und CRM replizieren | Integrationsplattform |
| Bestellungen kommen als E-Mail oder PDF in wechselnden Formaten | KI-Agent |
| Ein Fall muss gegen Preise, Konditionen und Sperren in mehreren Systemen geprüft werden | KI-Agent |
| Viele Ausnahmen, die heute per E-Mail und Telefon geklärt werden | KI-Agent mit Freigaben |
Ein Prozess enthält oft mehrere dieser Situationen. Dann arbeiten die Werkzeuge nebeneinander.
Warum der Prozess-Check mit dieser Frage beginnt.
Im kostenlosen Prozess-Check sehen wir uns einen wiederkehrenden Prozess an und klären, was sich klassisch automatisieren lässt und wofür ein KI-Agent nötig ist. Reicht ein Workflow, empfehlen wir ihn.
Ein KI-Agent lohnt sich dort, wo heute ein Mensch liest, vergleicht und entscheidet. In der Auftragsbearbeitung ist das typischerweise die Prüfung einer Bestellung gegen SAP, die Bewertung eines Rabatts oder die Klärung einer fehlenden Angabe. Die festen Schritte davor und danach bleiben oft Workflow oder Integration.
Vergleich: wann ein KI-Agent auf Nexus ergänzt.
Jedes dieser Werkzeuge macht seine Arbeit gut. Die rechte Spalte zeigt, ab wann Agentenlogik dazukommen sollte.
| Ansatz | Faire Einordnung | Wann Nexus ergänzt |
|---|---|---|
| iPaaS (z. B. SAP Integration Suite, MuleSoft) | Sehr gut für definierte Integrationen, Messaging und API-Orchestrierung | Wenn Fallbewertung, unstrukturierte Daten, Ausnahmen und Policies Agentenlogik brauchen |
| Workflows (z. B. Salesforce Flow, SAP-Workflows, Power Automate) | Sinnvoll für stabile, klar regelbare Abläufe | Wenn der Prozess über mehrere Produkte läuft und kein einzelner Workflow ihn sinnvoll abdeckt |
| Native Agenten (Agentforce, Joule, Copilot) | Stark im jeweiligen Plattformkontext | Wenn weitere Systeme, kontrollierte externe Aktionen und ein gemeinsamer Prozesskontext nötig sind |
| RPA | Sinnvoll, wenn keine APIs verfügbar sind | Wenn API-Zugriff, strukturierte Ausführung und Governance tragfähig sind |
| Eigener Agent-Stack (z. B. LangGraph) | Maximal flexibel; Betrieb und Governance bauen Sie selbst | Wenn wiederverwendbare Tools, Policies, Monitoring und Enablement den Eigenaufwand senken |
| Enterprise-AI-Plattformen für Chat und Wissensarbeit | Gut für breite KI-Produktivität im Alltag | Wo Integrationstiefe, Prozessausführung und Umsetzung entscheiden |
Vereinfachte Einordnung. Welche Kombination für Ihren Prozess passt, klären wir im Einzelfall.
Power Automate oder KI-Agent?
Power Automate ist das Workflow-Werkzeug von Microsoft und mit Desktop-Flows auch ein RPA-Werkzeug. Für Abläufe in Microsoft 365 ist es oft die naheliegende Wahl: Dokumente ablegen, Benachrichtigungen verschicken, einfache Genehmigungen einholen. Wenn Ihr Prozess so aussieht, brauchen Sie keinen KI-Agenten.
Schwierig wird es, wenn jeder Fall anders aussieht. Eine Bestellung kommt als PDF mit eigener Materialnummer des Kunden, der Rabatt liegt knapp über dem Rahmen, und der Kunde hat in SAP eine Liefersperre. Ein Flow braucht für jede dieser Varianten einen modellierten Zweig. Ein KI-Agent liest die Bestellung, prüft sie gegen SAP und entscheidet innerhalb Ihrer Regeln, ob er den Auftrag anlegt, eine Freigabe einholt oder stoppt.
Beides schließt sich nicht aus. Freigaben laufen bei Nexus ohnehin in Teams und Outlook, also dort, wo Ihre Power-Automate-Abläufe schon arbeiten.
- Power Automate reicht: ein System oder feste Schnittstellen, strukturierte Daten, wenige Varianten.
- KI-Agent lohnt sich: unstrukturierte Eingaben, Bewertung im Einzelfall, Ausführung in SAP oder Salesforce, viele Ausnahmen.
SAP Integration Suite oder KI-Agent?
Die SAP Integration Suite verbindet Systeme: Sie überträgt Stammdaten und Belege, übersetzt Formate und orchestriert APIs. Für Replikation und Massendaten ist sie das richtige Werkzeug, und daran ändert ein KI-Agent nichts.
Was eine Integration nicht leistet, ist die Entscheidung im Einzelfall. Ob ein Auftrag mit geänderten Zahlungsbedingungen angelegt werden darf oder an Finance geht, steht in keinem Mapping. Hier ergänzt ein Agent auf Nexus. Er nutzt vorhandene Integrationsflüsse als Tools, bewertet den Fall nach Ihren Regeln und führt die Aktion aus. Was schon läuft, muss niemand neu bauen.
Häufige Fragen
Ist RPA damit überholt?
Nein. Wo keine Schnittstelle existiert, bleibt RPA eine pragmatische Lösung. Gibt es eine API, ist der direkte Zugriff meist stabiler als ein Bot, der eine Maske bedient. Das prüfen wir im Einzelfall.
Kann ein KI-Agent bestehende Workflows weiter nutzen?
Ja, wenn sie als Schnittstelle erreichbar sind. Nexus ruft zum Beispiel Salesforce Flows und Integrationsflüsse der SAP Integration Suite als Tools auf. Ihre Geschäftslogik bleibt, wo sie ist.
Ist ein KI-Agent nicht schwerer vorherzusagen als ein Workflow?
Das Sprachmodell bewertet den Fall. Ob eine Aktion ausgeführt wird, entscheiden Regeln, die Nexus außerhalb des Modells prüft. Jeder Schritt steht im Audit Trail.
Wie finden wir heraus, was für unseren Prozess passt?
Im kostenlosen Prozess-Check von 30 Minuten. Sie bekommen eine mündliche Ersteinschätzung, welche Schritte klassisch automatisiert werden sollten und wo ein KI-Agent nötig ist.
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Was ist agentische Prozessautomatisierung?
Definition, Ablauf und die Abgrenzung zu Workflow-Automatisierung, RPA und KI-Assistenten.
Joule, Agentforce, Copilot oder eigener Agent?
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Auftragserfassung aus E-Mail und PDF
Ein typischer Fall für einen KI-Agenten: Bestellungen lesen, gegen SAP prüfen, anlegen.
KI-Agenten für Microsoft 365
Freigaben in Teams und Outlook, MCP-Server für Copilot, ChatGPT und Claude.
Kostenloser Prozess-Check
30 Minuten: Was lässt sich klassisch automatisieren, was mit KI-Agenten?
Glossar
Guarded Autonomy, STP-Quote, Idempotenz und weitere Begriffe kurz erklärt.
Quellen und weiterführende Dokumentation
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