Auftragserfassung · SAP
Auftragserfassung automatisieren: von der Bestellung per E-Mail zum Kundenauftrag in SAP.
Bestellungen kommen als E-Mail oder PDF-Anhang. Ein KI-Agent liest sie aus, gleicht Kunde, Material, Preise und Konditionen gegen SAP ab und legt den Kundenauftrag an. Abweichungen gehen nach Ihren Regeln zur Freigabe.
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Jede Bestellung sieht anders aus. Erfasst wird sie trotzdem von Hand.
Heute
- Der Innendienst tippt Positionen, Mengen und Termine aus PDF-Bestellungen in SAP ab.
- Kundenmaterialnummern, Preise und Konditionen werden von Hand mit SAP verglichen.
- Ob ein Rabatt in Ordnung ist, klärt eine E-Mail an den Vertrieb.
- Die Auftragsbestätigung geht raus, wenn jemand Zeit dafür hat.
Mit Nexus
- Der Agent liest E-Mail-Text und PDF-Anhang und erkennt Kunde, Positionen und Termine.
- Kunde, Material, Preise und Konditionen werden vor dem Anlegen gegen SAP geprüft.
- Abweichungen gehen mit allen Daten an den Sales Manager oder an Finance.
- Standardaufträge legt der Agent selbst an, die Bestätigung geht direkt an den Kunden.
So läuft eine Bestellung durch.
Zwei Bestellungen per E-Mail: eine im Rahmen Ihrer Regeln, eine mit 12 % Rabatt. Die erste wird sofort angelegt, die zweite nach der Freigabe in Teams.
- Bestellung aus E-Mail und PDF ausgelesen
- Kunde, Material und Preise gegen SAP geprüft
- Freigabe nur, wo Ihre Regeln es verlangen
- Bestellung per E-Mail
- Kunde, Material und Preise geprüft✓
- Kundenauftrag in SAP angelegtautomatisch
- Bestellung per E-Mail
- Rabatt über 10 % zur FreigabeFreigabe
- Kundenauftrag in SAP angelegtfreigegeben
Jeder Schritt im Audit Trail
Der Ablauf in sechs Schritten.
Bestellung empfangen
Die Bestellung geht im Postfach ein, als E-Mail-Text oder als PDF-Anhang.
Daten auslesen
Der Agent erkennt Besteller, Bestellnummer, Positionen, Mengen, Wunschtermin und Lieferadresse.
Gegen SAP abgleichen
Geschäftspartner, Materialnummern, Preise und Konditionen werden mit SAP verglichen, dazu Verfügbarkeit, Kreditlimit und Sperren.
Regeln anwenden
Nexus entscheidet nach Ihren Regeln: automatisch anlegen, Freigabe einholen oder stoppen.
Kundenauftrag anlegen
Der Agent legt den Auftrag in SAP an, geschützt gegen doppelte Ausführung derselben Bestellung.
Auftrag bestätigen
Die Auftragsbestätigung geht an den Besteller. Auftragsnummer, Eingaben und Entscheidung stehen im Audit Trail.
Wann der Agent selbst anlegt und wann er fragt.
Die Prüfung läuft außerhalb des Sprachmodells, in Nexus. Die Werte sind ein Beispiel.
| Situation | Entscheidung |
|---|---|
| Bestandskunde, Preise wie in SAP, Auftragswert unter 50.000 € | Automatisch anlegen |
| Rabatt über 10 % oder Auftragswert ab 50.000 € | Freigabe Sales Manager |
| Auftragswert ab 250.000 € oder geänderte Konditionen | Freigabe Finance + Sales |
| Angaben unleserlich oder Kunde, Material nicht eindeutig zuzuordnen | Rückfrage an den Innendienst |
| Kunde in SAP gesperrt | Gestoppt |
Beispielregeln. Schwellen, Bedingungen und Freigabewege legen Sie selbst fest.
Was der Agent übernimmt und was nicht.
Die Auftragserfassung aus E-Mail und PDF gehört zum Order-to-Cash Pack. Es endet beim angelegten und bestätigten Kundenauftrag. Lieferung, Faktura und Zahlungseingang laufen in Ihren bestehenden Prozessen weiter. Preise und Konditionen verhandelt der Agent nicht.
Auch ein gutes Sprachmodell liest eine schlecht gescannte Bestellung manchmal falsch. Deshalb gleicht Nexus jeden ausgelesenen Wert gegen SAP ab und legt unsichere Fälle zur Prüfung vor, bevor etwas gebucht wird. Kommen Bestellungen bereits strukturiert, etwa per EDI, ist eine klassische Integration meist die bessere Wahl.
Wie viel ohne Eingriff durchläuft, hängt von Ihren Stammdaten und Regeln ab. Bei Standardaufträgen sind bis zu 80 % ohne manuellen Eingriff möglich. Für Ihren Prozess messen wir den Wert im Proof of Value.
Was Sie für den Start brauchen.
Den Einstieg bildet ein Proof of Value mit festem Scope, typischerweise 4 bis 6 Wochen. Wir binden Ihr Postfach und Ihr SAP-Testsystem an und spielen echte Bestellungen durch.
Voraussetzungen
- Ein Postfach, in dem die Bestellungen eingehen
- Freigegebene SAP-Schnittstellen für Geschäftspartner, Preisfindung und Kundenauftrag, in S/4HANA oder ECC
- Für Systeme hinter Ihrer Firewall: ein Relay-Dienst, nur ausgehende Verbindungen
- Ihre Freigaberegeln und die zuständigen Personen
- Eine Auswahl typischer Bestellungen, auch schwieriger Fälle
Häufige Fragen zur automatischen Auftragserfassung
Welche Bestellformate liest der Agent?
Bestellungen im E-Mail-Text und als PDF-Anhang. Andere Formate prüfen wir im Prozess-Check für Ihren Fall.
Was passiert, wenn der Agent eine Position nicht eindeutig zuordnen kann?
Er legt keinen Auftrag an. Der Fall geht mit der Bestellung und den ausgelesenen Werten an Ihren Innendienst, der ergänzt oder korrigiert.
Funktioniert das auch mit SAP ECC?
In der Regel ja. Das Pack nutzt fachliche Fähigkeiten wie erp.salesOrder.create. Ob dahinter ein OData-Service in S/4HANA oder eine Funktion in ECC steht, bilden wir bei der Einführung ab.
Wie hängt das mit dem Order-to-Cash Pack zusammen?
Die Auftragserfassung aus E-Mail und PDF ist ein Eingang des Packs. Der zweite ist die gewonnene Opportunity im CRM. Prüfung, Freigaben und Auftragsanlage sind in beiden Fällen gleich.
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